Privacy en veiligheid
LINA dagbesteding is gemaakt voor de begeleiding van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het gaat om zorggegevens, dus gelden deze afspraken, met de AVG, de WGBO en de AI Act als uitgangspunt.
Strikt vertrouwelijk
Alles in LINA is vertrouwelijk. Alleen wie een eigen account heeft en het nodig heeft voor de begeleiding, ziet gegevens van deelnemers. LINA deelt niets met anderen en gebruikt gegevens nergens anders voor.
Echte gegevens, zo weinig mogelijk
LINA bewaart alleen wat nodig is voor de begeleiding op de dagbesteding: namen, groep, rooster en presentie, doelen, rapportages en contactgegevens van contactpersonen. Geen BSN, geen diagnoses en geen medicatie. In rapportages schrijft de begeleider alleen wat nodig is voor de begeleiding.
Geen externe AI
Conceptrapportages en samenvattingen maakt LINA met vaste regels op de eigen server. Er gaat geen tekst over deelnemers naar een externe AI.
Spraak via je eigen toestel
Inspreken gaat via de dicteerfunctie van je eigen telefoon.
LINA mailt contactpersonen alleen uitnodigingen, herinneringen en bevestigingen voor afspraken. Inhoudelijke rapportages gaan nooit per mail.
De deelnemer beslist zelf
Een bericht van een deelnemer is eerst een concept. De begeleider ziet het pas als de deelnemer zelf op Versturen drukt. Een gezichtje bij Hoe gaat het vandaag is één tik en gaat meteen naar de begeleider.
Punten zijn van de deelnemer
Een deelnemer geeft zelf aan wat hij of zij zelfstandig deed. Pas als een begeleider het bevestigt, komen er punten bij. Punten worden nooit afgepakt als straf. Deelnemers zien alleen hun eigen punten, er is geen ranglijst.
Overleg en gesprekken
Notulen en besluiten van het teamoverleg staan versleuteld opgeslagen. Een gespreksaanvraag lezen alleen de aanvrager en de beheerder. Mails over het overleg en over gesprekken bevatten geen inhoud, alleen een seintje.
Samen plannen
Bij een gesprek met meerdere partijen krijgt iedere genodigde een eigen link. Genodigden zien alleen de voornaam van de deelnemer, de momenten en hoeveel mensen kunnen, niet wie wat invulde. De link werkt tot het gesprek voorbij is. In de uitleg voor genodigden hoort geen gevoelige informatie.
Gespreksscherm
Notities en afspraken van een gesprek staan versleuteld opgeslagen en worden tijdens het gesprek vanzelf bewaard. Het verslag komt als vast document in de map, met de handtekeningen en een vingerafdruk. LINA houdt bij wie het gespreksscherm opende. Medische informatie staat niet op het gespreksscherm.
Geen volgen, geen straffen
LINA volgt geen locatie, registreert geen gedrag automatisch en legt geen maatregelen op. Er zijn geen openbare ranglijsten.
De begeleider beslist
Een rapportage is altijd eerst een concept. Alleen de begeleider keurt hem goed. Pas daarna lezen collega's die de deelnemer begeleiden mee. LINA verstuurt niets zonder een bewuste klik.
Digitale map
De map van een deelnemer staat versleuteld opgeslagen: de belangrijke info, de documenten en de handtekeningen. Bestanden worden in stukken versleuteld in de database bewaard, niet bij een externe opslagdienst. LINA houdt bij wie de map bekeek of een document opende. De beheerder ziet dat overzicht. Plannen krijgen een verloopdatum, zodat oude papieren niet blijven liggen.
Digitaal tekenen
Bij elke handtekening bewaart LINA wie tekende, in welke rol, wanneer, en een vingerafdruk (hash) van de tekst of het bestand. Zo is later te zien dat er niets is veranderd. Een contactpersoon kan op afstand tekenen via een persoonlijke link die 14 dagen werkt en maar één keer gebruikt kan worden. In de mail staat geen inhoud.
Personeel en contracten
Alleen beheerders zien contracten. De gegevens van een nieuwe medewerker (adres, BSN, rekeningnummer) en de kopie van het identiteitsbewijs staan versleuteld opgeslagen en worden alleen gebruikt voor het contract en de loonadministratie. De medewerker vult ze zelf in via een persoonlijke link die 14 dagen werkt. Een kopie van een pinpas vragen we niet. Bewaar de kopie van het identiteitsbewijs tot vijf jaar na het einde van het dienstverband.
Gescheiden rollen
Begeleiders, collega's, deelnemers en contactpersonen zien elk alleen hun eigen deel. Medewerkers zonder volledige toegang zien de presentielijst, de deelnemers, groei, de rapportage, de incidenten, het overleg en hun eigen functioneren, maar niet de planner of de gegevens van contactpersonen beheren. Contactpersonen zien via hun persoonlijke link alleen vrije tijden en hun eigen afspraak.
Versleuteld en in Europa
Notities, verslagen, berichten, het Postvak en wat LINA leert staan versleuteld opgeslagen (AES 256). De database en de server staan in Frankfurt. Alle verbindingen lopen via https.
Inloggen
Persoonlijke links bevatten een lange willekeurige code. Inloglinks werken 15 minuten en maar een keer, en worden niet bewaard. Inloggen wordt afgeremd na te veel pogingen, per adres en in totaal.